三木由希子の発言 （情報監視審査会）

○三木参考人　指定期間と保存期間と廃棄の問題は、幾つかのところに権限、少なくとも二つのところともう一つ、もともと行政文書を持っている、特定秘密を指定しているところと、幾つかのところに今権限が分かれている状態だと思います。指定については各行政機関が行いますし、それについて審査会等でチェックはされていますけれども、基本的な権限は全部そこに委ねられているわけであります。
　公文書の問題でいいますと、基本的には各行政機関に一義的には全て権限がありますけれども、廃棄の段階についてのみ内閣府の方で審査ができる、協議ができるということで、権限が一部移っているということになります。その内閣府に独立公文書管理監と公文書管理課と両方ございますけれども、内閣府設置法をこの前確認しましたところ、独立公文書管理監が公文書の廃棄審査、協議ができるというふうには読めないかなという規定になっておりました。ですので、特定秘密を含む行政文書の廃棄については、基本的には公文書管理課が、特定秘密が含まれているかどうかがわからずに審査をしている可能性が極めて高いのではないかなと思っています。
　ですので、今の体制でいいますと、先ほど委員が御指摘されたように、保存期間満了とともに廃棄となっても、廃棄審査はされるけれどもわからないという状況にはなると思います。ここは、権限の整理を廃棄の部分についてはしていただくことが、今の制度の枠組みを前提にして申し上げますと大事だというふうに思います。
　あと、もう一点なんですけれども、保存期間と指定期間を満了させたとともに廃棄をするといったときに、既に、例えば独立公文書管理監のもとには特定行政文書ファイル等というものが行っていますというお話を先ほどしました。私のレジュメの二ページの上の図の、行政文書ファイル管理簿の下から少し矢印を伸ばしているんですけれども、それを見ていただくと、この行政文書ファイル等には保存期間満了後の措置というものが記載をされていて、保存期間満了後に移管をするのか廃棄をするのかという区分は既に独立公文書管理監は持っております。これは、もともとファイル管理簿の中に記載をされている事項が一部取り出されて行っているという状態なんですね。
　ですので、少なくとも審査会で報告を求めていただければ、独立公文書管理監から、現在の行政文書ファイルで特定秘密を含むものが、保存期間満了後に移管するのが何％とか何件、廃棄に回るのが何件、何％かということはわかるはずなんですね。ですので、そこをまずベースに、実際に廃棄がどれくらいになって、保存期間がどれくらいでそうなるのかということを、まずきちんと数字として把握をしていただくことはとても大事なのではないかなと思います。
　それから、あと、この間、特定秘密文書件数と、それから、実際に経年とともに文書の件数が揺れているところがあるということで、今回報告書で指摘されておりますけれども、それを見ると、特定秘密文書件数の方には一年未満が含まれている、ただしファイルの方は一年未満を含んでいないと、ここもずれています。
　ですので、少なくとも行政機関側は一年未満の文書があるかないかは把握していると思いますので、一年未満というものがそもそもあるのかどうかということも少し数字として把握をしていただいて、その上で、どうやって整理をするかというところで、先ほどのお話に戻りますけれども、特定秘密の指定期間イコール保存期間にまずするということが可能かどうかということを御検討いただくということと、あと、移管と廃棄のところできちんと権限を適切なところに与えて、大事な文書が簡単に捨てられないという仕組みをつくっていただく。
　絶対捨ててはいけないというよりも、捨てる必要があるのであれば、それは捨てる必要があるんですということで堂々と捨てればいいと思うんですね。問題なのは、そうではなくて、気がついたらなくなっていたという状態が一番よくありませんので、そこをどうやってきちんと仕組みとして担保をするかということの整理をぜひお願いしたいというふうに思います。